1. Funzione e competenza del notaio

Ai sensi dell’art. 1 della vigente legge sull’ordinamento del notariato (legge 16 febbraio 1913 n. 89 ) il notaio è un Pubblico Ufficiale istituito per ricevere gli atti tra vivi ( vendite, permute, donazioni,  mutui..ecc.) e di ultima volontà ( testamenti) , attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito, rilasciarne le copie, i certificati e gli estratti. Definizione questa che non esaurisce le competenze, potendo il notaio esercitare le altre attribuzioni e facoltà riconosciute dalla medesima norma e dalle leggi speciali, ma che sicuramente pone subito in rilievo la qualità di pubblico ufficiale riconosciuta dallo Stato  al  notaio e l’effetto della pubblica fede,  cioè il valore di prova legale, dal medesimo conferita agli atti da lui ricevuti.

In particolare la pubblica fede conferisce all’atto pubblico, per il combinato disposto degli artt. 2700 c.c. e 221 e ss. c.p.c.,  una particolare forza probante , facendo esso piena prova fino a querela di falso:

• della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato
• delle dichiarazioni delle parti in esso riportate,
• degli altri fatti che il pubblico ufficiale afferma essere accaduti in sua presenza o anche essere stati da lui compiuti.

Tenuto conto dell’ importante  valore probante dell’atto notarile  si rende evidente  quanto sia ,altresì, delicata la c.d. fase istruttoria di accertamento personale della volontà delle parti (art.47 l.n. e 67 r.n.), durante la quale il notaio  si pone come responsabile consulente delle stesse nella formazione della volontà con il compito di  individuare l’atto più idoneo ed anche più economico per il raggiungimento dello scopo voluto da tutte le parti , nel contempo adeguando la loro volontà alla legge, al buon costume e all’ordine pubblico (art.28 l.n.).

Nello svolgere questa attività, il notaio assume una funzione preventiva dei conflitti  che è stata efficacemente sintetizzata  nella famosa espressione  “Tanto più notaio, tanto meno giudice” ( F. Carnelutti); in questo senso il notaio è chiamato ad operare in una fase non patologica tutelando e coordinando, in modo indipendente ed imparziale,  gli opposti interessi delle parti in uguale misura( a prescindere da chi gli abbia conferito l’incarico)  e facendo in modo  che dall’accordo cosi raggiunto non sorgano conflitti .

La legge prescrive l’atto notarile per quegli atti e contratti dei quali vuol garantire al massimo grado la legalità, l’identità delle parti e la conformità alla loro volontà, perchè li considera di maggiore importanza:
-per il loro contenuto economico-sociale o per la loro complessità (es.: vendite, divisioni, mutui ed altri contratti immobiliari, atti costitutivi di società commerciali e modificativi di statuti sociali, costituzioni di associazioni che intendono ottenere la personalità giuridica, ecc);
-per gli effetti che producono in relazione allo stato civile di una persona (es.:riconoscimento di un figlio naturale); per l’interesse pubblico alla libera manifestazione della volontà di una persona ed alla sua precisa traduzione in linguaggio giuridico (es.: testamento, donazione).

2. La scelta del notaio

Il notaio deve essere scelto dalle parti di comune accordo o, in mancanza di accordo, dalla parte tenuta al pagamento degli onorari e al rimborso delle spese anticipate dal notaio.

Negli atti notarili in cui partecipino enti pubblici o banche, se il costo dell’atto notarile non è a loro carico, è regola rimettere la scelta del notaio all’altra parte, salvo giustificato motivo.

La scelta del notaio non deve essere imposta da altri professionisti, agenti immobiliari, mediatori ecc.; può essere da loro consigliata solo se il cliente lo richieda.

La scelta del notaio dovrebbe essere basata su un rapporto di fiducia  tenendo  conto:

• del tempo che il notaio dedica personalmente ai clienti per accertare la loro volontà e lo scopo pratico che intendono raggiungere;
• della sua capacità di consigliare i clienti e di orientarli in modo che la forma e il contenuto dell’atto notarile siano quelli che meglio realizzino i loro interessi, in vista del risultato voluto;
• del modo in cui egli esercita la professione ed osserva le norme di legge e del codice deontologico ed in particolare, della sua correttezza, diligenza e preparazione professionale, nonché dell’efficienza dell’organizzazione del suo studio.

In ogni caso, va considerato che, per una prestazione professionale (soprattutto nei casi di maggiore complessità) il criterio del costo non è quello migliore per la scelta.

3. I controlli antiriciclaggio

Ai sensi della normativa in materia antiriciclaggio, il notaio deve provvedere all’identificazione della clientela, del titolare effettivo dell’operazione e comunicare eventuali operazioni sospette con segnalazione all’UIF, Unità di Informazione Finanziaria presso Banca d’Italia.

Nel 2009 l’Unità di Informazione Finanziaria presso la Banca d’Italia (UIF) e il Consiglio Nazionale del Notariato hanno sottoscritto a Roma un Protocollo d’Intesa che disciplina lo scambio in via telematica delle informazioni sulle segnalazioni di operazioni sospette.

Nel 2014 il Notariato ha presentato le “Linee guida in materia di adeguata verifica della clientela ai sensi dell’art. 8, comma 1, del D.Lgs 231/2007”, predisposte dal Gruppo Antiriciclaggio del CNN previo confronto con il Ministero dell’Economia e delle Finanze, l’Unità di Informazione Finanziaria di Banca d’Italia e la Guardia DI FINANZA.